Autor: Marta Bazan
Data publikacji: 24.09.2024
24 czerwca 2024 r. w Dzienniku ustaw została ogłoszona Ustawa o ochronie sygnalistów. Ustawa wejdzie w życie w terminie trzech miesięcy od dnia jej ogłoszenia. Oznacza to, że do 24 września 2024 r. podmioty objęte ustawą mają obowiązek wprowadzić w swoich przedsiębiorstwach procedurę ochrony sygnalistów.
Ustawa o ochronie sygnalistów jest wdrożeniem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. Celem tej Ustawy jest stworzenie procedur umożliwiających egzekwowanie prawa Unii Europejskiej i łatwiejszego wykrywania naruszeń prawa poprzez zapewnienie ochrony podmiotom zgłaszającym tego typu naruszenia.
Ustawę o ochronie sygnalistów muszą wdrożyć w swoich przedsiębiorstwach podmioty, na rzecz których co najmniej pięćdziesiąt osób świadczy pracę zarobkową według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Co istotne, przy weryfikacji, czy ten próg został przekroczony, nie bierze się pod uwagę tylko pracowników (czyli osób zatrudnionych na umowę o pracę), ale również wszystkie inne osoby, które świadczą na rzecz przedsiębiorcy pracę za wynagrodzeniem na podstawie umów cywilnoprawnych. Przedsiębiorcy mają obowiązek okresowego weryfikowania stanu zatrudnienia i w razie przekroczenia powyższego progu powinni wdrożyć stosowne procedury wynikające z Ustawy o ochronie sygnalistów.
Ponadto obowiązki wynikające z Ustawy o ochronie sygnalistów będą musieli wdrożyć przedsiębiorcy wykonujący niektóre rodzaje działalności wymienione wprost w ustawie, nawet jeśli nie zatrudniają pięćdziesięciu osób.
Sygnalistą jest osoba zgłaszająca naruszenie prawa w przedsiębiorstwie za pomocą kanału zgłoszeń wewnętrznych lub kanału zgłoszeń zewnętrznych. Zgłoszenie naruszenia prawa przez sygnalistę może dotyczyć wymienionych w Ustawie obszarów, m. in. ochrony prywatności i danych osobowych, ochrony konsumentów, zdrowia publicznego, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami i innych.
Sygnalistami mogą być osoby fizyczne, które zgłaszają informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistami będą zatem nie tylko pracownicy lub osoby świadczące pracę na podstawie stosunków cywilnoprawnych,ale również członkowie organów spółki, prokurenci, osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażyści,
wolontariusze, praktykanci. Ponadto sygnalistami mogą być kandydaci do pracy lub pełnienia innej funkcji u przedsiębiorcy, jak i byli pracownicy lub osoby współpracujące. Jak widać zatem, krąg osób uprawnionych do zgłaszania naruszeń prawa jest szerszy niż grono osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie.
Jeśli dana osoba zgłosi naruszenie prawa, zakazane jest podejmowanie wobec niej działań odwetowych w postaci na przykład odmowy nawiązania stosunku pracy,przeniesienia na niższe stanowisko pracy, niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania i innych wymienionych w ustawie.
Sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia za pomocą kanałów wewnętrznych w ramach przedsiębiorstwa oraz za pomocą kanałów zewnętrznych, czyli do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego.
Przedsiębiorcy, którzy są objęci obowiązkiem wdrożenia Ustawy o ochronie sygnalistów, będą musieli przede wszystkim stworzyć kanał zgłoszeń wewnętrznych, umożliwiający zgłaszanie naruszeń prawa. Przedsiębiorca ma wybór, czy zgłoszenia wewnętrzne będą dokonywane pisemnie, ustnie lub w formie elektronicznej. Przy każdym sposobie dokonywania zgłoszeń powinna być zapewniona ochrona tożsamości sygnalisty, co oznacza, że należy zapewnić, by osoby nieupoważnione nie mogły zidentyfikować osoby zgłaszającej naruszenie prawa.
Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów przedsiębiorca będzie musiał wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych, w której znajdą się regulacje dotyczące sposobu dokonywania zgłoszeń, sposobu rozpatrywania zgłoszeń, osób uprawnionych do odbierania zgłoszeń i ich rozpatrywania. Ponadto przedsiębiorca będzie miał obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń naruszenia prawa, w którym powinny znaleźć się informacje wymienione w Ustawie. Ważną kwestią dotyczącą ochrony sygnalistów jest ochrona ich danych osobowych. Przedsiębiorca będzie musiał się zastosować do zakazu ujawniania danych sygnalisty, procedur minimalizacji danych i procedur usuwania danych osobowych po zakończeniu okresu wskazanego w Ustawie.
W ramach prowadzenia postępowań, po otrzymaniu zgłoszeń sygnalisty będą przetwarzane nie tylko dane osobowe sygnalisty, ale również osób dokonujących naruszeń, świadków, osób pokrzywdzonych. Przedsiębiorca zatem będzie musiał wobec tych osób spełnić obowiązek informacyjny. Poza tym proces przetwarzania danych osobowych w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych powinien być ujęty w rejestrze czynności przetwarzania i poprzedzony analizą ryzyka i analizą dla skutków ochrony danych osobowych. Wszystkie powyższe obowiązki wynikają z RODO i znajdą zastosowanie również w związku z wdrożeniem Ustawy o ochronie sygnalistów w przedsiębiorstwie.
Nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, mimo takiego obowiązku lub ustanowienie jej z naruszeniem prawa, będzie skutkowało nałożeniem kary grzywny na osoby odpowiedzialne za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Nałożenie kary grzywny nastąpi według przepisów Kodeksu postępowania w sprawach wykroczeń.
Ustawa przewiduje również odpowiedzialność karną w sytuacji, kiedy dany podmiot, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia oraz jeśli wobec sygnalisty stosowane są działania odwetowe.
Przed wejściem w życie procedury zgłoszeń wewnętrznych musi ona zostać poddana konsultacjom ze związkami zawodowymi bądź przedstawicielami osób świadczących pracę. Konsultacje powinny trwać nie dłużej niż pięć dni. Następnie procedura zgłoszeń wewnętrznych musi być ogłoszona w przedsiębiorstwie co najmniej na siedem dni przed jej wejściem w życie.
Wdrożenie Ustawy o ochronie sygnalistów wymaga podjęcia wielu działań wewnątrz organizacji i stworzenia stosownej dokumentacji. Żeby wdrożenie przebiegło pomyślnie, a procedura zgłoszeń wewnętrznych była możliwie najbardziej dostosowana do specyfiki działalności przedsiębiorcy, należy jak najszybciej rozpocząć prace nad wdrożeniem. Jest to tym bardziej istotne, że przed wejściem w życie procedury musi być ona poddana konsultacjom i ogłoszeniu z odpowiednim wyprzedzeniem. Warto mieć na uwadze, że skuteczna procedura zgłoszeń wewnętrznych umożliwi przedsiębiorcy wcześniejsze wykrycie i wyeliminowanie naruszeń prawa wewnątrz organizacji, bez angażowania podmiotów zewnętrznych, co ma znaczenie z punktu widzenia minimalizacji ryzyka strat wizerunkowych lub finansowych.
Radca prawny
