Autor: Marta Bazan
Data publikacji: 01.03.2025
Umowa spółki z o.o. może być zawarta w formie aktu notarialnego (tradycyjnie) lub przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego on-line w systemie S24. Obie z form zawarcia umowy spółki z o.o. posiadają swoje zalety i wady. Niewątpliwie podpisanie umowy przez internet jest łatwiejsze, tańsze i szybsze. Jednakże niesie za sobą również ograniczenia, które nie występują przy zawarciu umowy spółki z o.o. w tradycyjnej formie. Poniżej zostaną przedstawione zalety rejestracji spółki z o.o. przez internet oraz występujące przy tym ograniczenia w porównaniu do zawarcia umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego.
Zawarcie umowy spółki z o.o. przez internet jest łatwiejsze, ponieważ w systemie S24 został udostępniony gotowy wzorzec umowy, a wspólnicy muszą jedynie wybrać możliwe opcje postanowień umownych. Ponadto umowa może zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, a po wprowadzeniu do systemu S24 uważana jest za zawartą.
Rejestracja spółki z o.o. założonej przez internet jest znacznie szybsza (nawet kilka dni) niż rejestracja spółki z o.o., której umowa została zawarta w formie aktu notarialnego (około miesiąca lub dłużej).
Rejestracja spółki z o.o., której umowa została zawarta przez internet, wymaga uiszczenia kwoty 350 zł tytułem opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). W związku z tym, że umowa nie jest zawierana w formie aktu notarialnego, to wspólnicy nie ponoszą kosztów notarialnych. Natomiast rejestracja spółki z o.o., której umowa została zawarta w formie notarialnej, wymaga opłacenia kwoty 600 zł tytułem opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie w MSiG, a dodatkowo zawarcie umowy w formie aktu notarialnego wiąże się z koniecznością pokrycia taksy notarialnej.
Jeśli spółka z o.o. została zawiązana poprzez podpisanie wzorca umowy udostępnionego w systemie S24, dokonywanie zmian na przykład w umowie spółki, w składzie zarządu – będzie możliwe również przez internet.
Mimo powyższych zalet zawarcie umowy spółki z o.o. przez internet niesie za sobą istotne ograniczenia, które często decydują o tym, że wspólnicy decydują się na zawarcie umowy spółki z o.o. w formie tradycyjnej. Mianowicie wadą założenia spółki z o.o. w formie podpisania umowy przez system S24 jest ograniczenie możliwości swobodnego kształtowania treści umowy spółki w porównaniu z zawarciem umowy spółki w formie tradycyjnej. Przy wypełnianiu wzorca umowy wspólnicy mają tylko możliwość wyboru jednej z kilku opcji niektórych postanowień umowy, natomiast w przypadku umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego wspólnicy mogą bardziej elastycznie decydować o zasadach funkcjonowania spółki. Poniżej wymieniono przykłady ograniczeń w kształtowaniu treści umowy spółki z o.o. przy zakładaniu spółki przez internet:
W umowie spółki zawartej w formie aktu notarialnego wspólnicy mogą nadać szczególne uprawnienia niektórym udziałom, na przykład w zakresie prawa głosu lub prawa do dywidendy. We wzorcu umowy udostępnionym w systemie S24 nie ma takiej możliwości, a wspólników obowiązują w tym zakresie podstawowe regulacje zawarte w Kodeksie spółek handlowych (tj. co do zasady wspólnicy mają równe prawa i obowiązki w spółce).
W umowie zawartej w formie aktu notarialnego można ograniczyć lub wyłączyć wstąpienie do spółki spadkobierców na miejsce zmarłego wspólnika lub można wyłączyć lub w określony sposób ograniczyć podział udziałów między spadkobierców.
Natomiast wzorzec umowy udostępniony w systemie S24 nie zawiera postanowień w tym zakresie, dlatego obowiązujące są przepisy Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którymi w miejsce zmarłego wspólnika wstępują jego spadkobiercy i nie jest możliwe zmodyfikowanie tej zasady.
W przypadku umowy spółki z o.o. zawieranej przez internet nie jest możliwa zmiana regulacji kodeksowej w zakresie wymaganej większości głosów do podejmowania uchwał na zgromadzeniu wspólników. Najczęściej, zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, uchwały zapadają bezwzględną większością głosów (liczba głosów „za” musi być większa od liczby głosów „przeciw” lub „wstrzymujących się”). A zatem może dojść do sytuacji, kiedy jeden wspólnik posiada ponad połowę głosów na zgromadzeniu wspólników i wówczas część uchwał będzie podejmowana przez niego samodzielnie.
Kiedy ze względu na układ sił w spółce wspólnicy chcą ustalić inną większość do podejmowania uchwał na zgromadzeniu wspólników, mogą tego dokonać w umowie zawartej w formie aktu notarialnego, w której mogą zarówno zaostrzyć, jak i złagodzić zasady podejmowania uchwał. Nie można natomiast złagodzić zasad podejmowania uchwał, które zgodnie z Kodeksem spółek handlowych mogą być podejmowane kwalifikowaną większością głosów.
Quorum jest to wymóg obecności określonej liczby wspólników do odbycia zgromadzenia wspólników.
Wprowadzenie quorum może być przydatne, by zapobiec przykładowo sytuacji, kiedy podczas nieobecności większościowego wspólnika zostaną podjęte uchwały bez jego wiedzy i zgody (np. wtedy warto wprowadzić wymóg obecności co najmniej 50 procent kapitału zakładowego).
W Kodeksie spółek handlowych wprowadzono quorum na zgromadzeniach wspólników w ściśle wymienionych przypadkach. W umowie zawartej w formie aktu notarialnego można wprowadzić quorum również w innych sytuacjach lub zmienić quorum w niektórych przypadkach wymienionych w Kodeksie spółek handlowych.
W umowie zawartej za pomocą wzorca umowy nie ma możliwości wprowadzenia quorum.
Istotnym ograniczeniem przy zawieraniu umowy w formie wzorca umowy udostępnionego w S24 jest brak możliwości wniesienia wkładu w formie niepieniężnej.
Wkładami do spółki, która została zawiązana przy wykorzystaniu wzorca umowy, mogą być tylko wkłady pieniężne w formie gotówkowej lub bezgotówkowej. Natomiast w przypadku spółki zakładanej w formie tradycyjnej wkładami mogą być również wkłady niepieniężne, tzw. aporty, czyli na przykład prawo własności nieruchomości, udziały lub akcje w innej spółce, przedsiębiorstwo, znak towarowy i inne.
W umowie spółki z o.o. zawartej w formie aktu notarialnego wspólnicy mogą ustalić inny rok obrotowy niż rok kalendarzowy, który będzie obejmował 12 kolejnych miesięcy. W niektórych przypadkach wybór innego roku obrotowego może być korzystny ze względu na kwestie podatkowe lub sposoby zarządzania finansami spółki. W umowie zawieranej przy pomocy wzorca umowy udostępnionego w systemie S24 takiej możliwości nie ma, a rok obrotowy odpowiada kalendarzowemu.
W związku z powyższym obydwa rozwiązania mają swoje wady i zalety. Z jednej strony założenie spółki za pomocą wzorca umowy jest łatwiejsze i tańsze, a z drugiej - założenie spółki w formie tradycyjnej niesie za sobą możliwość bardziej elastycznego dostosowania zasad funkcjonowania spółki. W zależności zatem od ustaleń wspólników należy rozważyć, która forma założenia spółki z o.o. będzie korzystniejsza. Zawarcie umowy przez internet znajdzie zastosowanie w przypadku prostych spółek, które nie wymagają wprowadzenia do aktu założycielskiego (umowy lub statutu) niestandardowych przepisów. Natomiast jeśli wspólnicy zamierzają wprowadzić w umowie szczególne zasady funkcjonowania spółki, konieczne będzie zawarcie umowy w formie aktu notarialnego.
Należy mieć na uwadze, że decyzja o założeniu spółki jest poważnym zdarzeniem gospodarczym, mającym skutki na wiele kolejnych lat. Wspólnicy powinni świadomie określić w umowie cel i przedmiot działalności, kierunki rozwojowe, zasady uczestnictwa w spółce, zarządzania spółką, działalności operacyjnej spółki, źródła jej finansowania, zasady podejmowania kluczowych decyzji i kontroli spółki, podział zysków oraz strat oraz wiele innych aspektów. Łatwość zakładania spółek przez internet w systemie S24 powoduje często, że wspólnicy tych kwestii nie analizują przed założeniem spółki, co może prowadzić do problemów, w szczególności paraliżu decyzyjnego w spółce, konfliktu między wspólnikami lub utraty kontroli nad spółką i wpływu na jej sprawy. Należyta analiza potrzeb i celów oraz oczekiwań poszczególnych wspólników, a następnie skonstruowanie umowy spółki odzwierciedlającej te założenia, wydaje się najlepszym rozwiązaniem, aby działalność spółki rozwijała się harmonijnie i w zgodzie między wspólnikami.
Jeżeli zamierzają Państwo założyć spółkę z o.o. oraz zastanawiają się, który sposób założenia spółki będzie bardziej odpowiedni, zapraszamy do kontaktu z nami. Oferujemy usługi w zakresie skonstruowania umowy spółki z o.o., przeprowadzenia procesu rejestracyjnego, jak i dalszą obsługę prawną spółki.
Radca prawny
