Autor: Marek Wiński
Data publikacji: 07.11.2025
W ostatnim czasie dosyć głośno było na temat sprawy Pani Aldony – księgowej i właścicielki większości udziałów w spółce z o.o., która po niemal dwóch dekadach regularnego płacenia składek straciła prawo do emerytury, a ponad 450 000 zł wpłaconych do ZUS zostało uznane za nienależne i przepadło.
Pani Aldona od 2003 r. była zatrudniona na umowie o pracę w spółce z o.o., w której posiadała większość udziałów i jako pracownik przez blisko 20 lat odprowadzała pełne składki do ZUS – łącznie ponad 450 000 zł. ZUS przez wszystkie te lata przyjmował składki, ewidencjonował je na jej koncie i nie zgłaszał zastrzeżeń. Dopiero w 2022 r. wydał decyzję, w której stwierdził, że Pani Aldona „od 1 stycznia 2003 r. nie podlega ubezpieczeniom społecznym”, ponieważ jako „niemal jedyny wspólnik” nie mogła pozostawać w stosunku pracy ze swoją własną spółką. Tym samym zakwestionowano nie tylko jej zatrudnienie, lecz także cały tytuł do ubezpieczenia za okres 19 lat, mimo że składki były regularnie i terminowo odprowadzane.
Konsekwencje tej decyzji są druzgocące. Po pierwsze, ZUS uznał wszystkie wpłacone składki za „nienależne”. Po drugie – na podstawie obowiązujących od 2022 r. przepisów (m.in. art. 24 ust. 6g ustawy systemowej) – Pani Aldona nie może już domagać się ich zwrotu ani korekty dokumentów, ponieważ minął pięcioletni termin. W praktyce oznacza to, że ponad 450 000 zł składek zostało zaliczone na przychód ZUS i przepadło, a Pani Aldona pozostaje bez prawa do emerytury z tego okresu.
W sytuacji podobnej do Pani Aldony może niebawem znaleźć się kilkadziesiąt tysięcy osób w Polsce. Szacuje się, że spośród ponad pół miliona aktywnych spółek z o.o. znacząca część to podmioty z jednym lub niemal jednym wspólnikiem, a w wielu z nich przez lata utrwaliła się praktyka „etat + ZUS” jako bezpieczny i akceptowany przez organy sposób zabezpieczenia przyszłej emerytury. Problem polega na tym, że ZUS – korzystając z koncepcji „niemal jedynego wspólnika” oraz nowych przepisów o przedawnieniu zwrotu składek po 5 latach – może dziś po latach zakwestionować sam tytuł do ubezpieczenia, uznać wszystkie składki za nienależne, a następnie zatrzymać je bez obowiązku zwrotu.
Innymi słowy, Pani Aldona to nie incydent, to sygnał ostrzegawczy dla tysięcy przedsiębiorców. W niniejszym artykule chcemy ocenić, czy działania ZUS są zgodne z prawem oraz podjąć próbę znalezienia rozwiązania dla osób pokrzywdzonych tego typu praktykami ZUS.
Sąd Najwyższy w postanowieniu III USK 99/22 z dnia 16 lutego 2023 r. potwierdził ugruntowaną linię orzeczniczą, zgodnie z którą nie można uznać za pracownika osoby będącej jedynym lub niemal jedynym wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W takich przypadkach – jak wyraźnie stwierdził Sąd – status pracownika zostaje „wchłonięty” przez status właściciela kapitału (pracodawcy).
Status „niemal jedynego wspólnika” stanowi kategorię funkcjonalną, która w praktyce wyłącza możliwość istnienia stosunku pracy pomiędzy wspólnikiem a spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. W judykaturze przyjmuje się, że osobą taką jest wspólnik spełniający łącznie lub w przeważającym stopniu następujące przesłanki:
Za „niemal jedynego wspólnika” uznaje się osobę, której udział w kapitale zakładowym ma charakter dominujący, a udziały pozostałych wspólników mają znaczenie czysto formalne lub wręcz iluzoryczne – zwykle nieprzekraczające kilku procent.
Orzecznictwo nie ustaliło ścisłego progu udziałowego, od którego wspólnik staje się „niemal jedynym”. W jednym z najbardziej jednoznacznych przypadków Sąd Najwyższy uznał, że w spółce dwuosobowej, w której jeden wspólnik posiada 99 z 100 udziałów, jego dominacja kapitałowa jest tak silna, że wyklucza możliwość pozostawania w stosunku pracy ze spółką.
Sąd Najwyższy wskazuje, że o statusie „niemal jedynego wspólnika” przesądza również zdolność do samodzielnego powoływania i odwoływania zarządu, w tym prezesa. Oznacza to możliwość jednostronnego wpływania na kierunek działalności spółki i decyzje organów.
Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą, stosunek pracy nie może istnieć w warunkach, w których pracownik (wspólnik) samodzielnie określa zakres obowiązków, sposób ich wykonywania oraz nie podlega żadnym poleceniom pracodawcy. W takich sytuacjach brak jest elementu podporządkowania, stanowiącego konstrukcyjny wyróżnik stosunku pracy.
Sąd Najwyższy zwraca uwagę, że w sytuacji, gdy przesunięcie majątkowe następuje w ramach majątku własnego wspólnika, odpłatność – jako element stosunku pracy – traci swój sens ekonomiczny. Wynagrodzenie jest wówczas jedynie wewnętrznym transferem w obrębie majątku wspólnika.
Osoba posiadająca dominujący wpływ na działalność spółki ponosi de facto ryzyko ekonomiczne, gospodarcze i organizacyjne prowadzonej działalności. W tym zakresie jej sytuacja jest tożsama z pozycją przedsiębiorcy, a nie pracownika.
Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał, że nie można być jednocześnie swoim przełożonym i podwładnym. W przypadku „skrzyżowania kompetencji” właściciel (prezes) sam sobie wydaje polecenia i sam siebie rozlicza. W takiej konfiguracji stosunek pracy jest pojęciowo wykluczony.
W sporach dotyczących niemal jedynego wspólnika, ZUS co do zasady przyjmuje, że taki wspólnik nie może pozostawać w stosunku pracy ze spółką, którą faktycznie kontroluje, a umowa o pracę ma charakter pozorny. Istnieją jednak argumenty, które w określonych sytuacjach mogą przemawiać za uznaniem zatrudnienia za rzeczywiste:
Należy jednak podkreślić, że mimo możliwości powołania się na powyższe okoliczności, utrwalona linia orzecznicza co do zasady sprzyja stanowisku ZUS, zgodnie z którym dominujący wspólnik nie może jednocześnie pełnić roli pracownika. W praktyce oznacza to, że kluczowe jest wykazanie nie tylko wykonywania pracy, lecz istnienia rzeczywistego podporządkowania pracowniczego, które w tego rodzaju strukturach jest w praktyce niemożliwe.
W konsekwencji stanowisko ZUS może prowadzić do uznania pozorności umowy o pracę oraz braku tytułu prawnego do objęcia ubezpieczeniami społecznymi.
Zmiana stanowiska zatrudnienia lub zakresu obowiązków (np. rezygnacja z funkcji zarządczych) nie wyeliminuje ryzyka takiej kwalifikacji, ponieważ problem ma charakter strukturalny i wynika z elementów obiektywnych, tj. rzeczywistego udziału w kapitale zakładowym, wyłącznego prawa powoływania członków zarządu oraz faktycznej kontroli nad spółką sprawowanej przez cały okres zatrudnienia, a tym samym przez wszystkie lata uznane za składkowe.
Jeżeli ZUS przyjmie, że umowa o pracę była pozorna, wówczas:
Jednakże to nie samo uznanie zatrudnienia za pozorne i wynikający z tego brak tytułu do ubezpieczeń społecznych stanowił największy problem, lecz dalsza konsekwencja polegająca na tym, że ZUS przyjął, iż nienależnie opłacone składki za okresy sprzed pięciu lat uległy przedawnieniu, co w praktyce oznacza ich definitywny przepadek.
Jak podaje ZUS na swojej stronie: https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/nadplaty
Kiedy nadpłata się przedawnia
Nadpłata przedawnia się po 5 latach. Termin przedawnienia liczymy w zależności od tego, kiedy powstała nadpłata:
Z powyższego wynika, iż w opisanej sytuacji ZUS zwróci jedynie nadpłacone składki z ostatnich 5 lat, a starsze składki przejmie Fundusz Ubezpieczeń Społecznych.
Nie jest to jednostkowy przypadek, tylko systemowa praktyka ZUS, sankcjonowana przez przepisy art. 24 ust. 6b i 6g ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (u.s.u.s.).
Zgodnie z art. 24 ust. 6b u.s.u.s.:
„Zakład zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które zgodnie z ust. 6a mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.”
Natomiast art. 24 ust. 6g stanowi, że:
„Prawo do żądania zwrotu nienależnie opłaconych składek ulega przedawnieniu po upływie 5 lat od dnia otrzymania zawiadomienia, o którym mowa w ust. 6b.”
ZUS w praktyce coraz częściej interpretuje ww. przepis na swoją korzyść, twierdząc, że termin pięcioletni biegnie niezależnie od tego, czy zawiadomienie zostało doręczone. Skutkiem takiej praktyki jest odmowa zwrotu składek po upływie pięciu lat, nawet jeśli organ nigdy nie poinformował płatnika o powstaniu nadpłaty. W praktyce prowadzi to do faktycznej konfiskaty składek, które – po uznaniu zatrudnienia za pozorne – stają się świadczeniem nienależnie pobranym, lecz niemożliwym do odzyskania.
Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 10 stycznia 2020 r. (III AUa 619/19) jednoznacznie sprzeciwił się praktyce ZUS polegającej na przyjmowaniu, że pięcioletni termin przedawnienia zwrotu nienależnie opłaconych składek biegnie niezależnie od doręczenia płatnikowi zawiadomienia o powstaniu nadpłaty.
Sąd Apelacyjny podkreślił, że art. 24 ust. 6g ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych należy interpretować łącznie z art. 24 ust. 6b, a więc bieg terminu przedawnienia może rozpocząć się dopiero od dnia formalnego zawiadomienia płatnika przez ZUS. Wyjątek przewidziano jedynie dla sytuacji marginalnych, w których wysokość nadpłaty jest tak niewielka, że nie uzasadnia ponoszenia kosztów wysłania zawiadomienia. Ten wyjątek nie może oczywiście mieć zastosowania w sytuacjach, w których nadpłata powstaje w związku z zakwestionowaniem tytułu do ubezpieczeń po wielu latach i dotyczy kwot gromadzonych przez 5, 10 czy nawet 20 lat. W takich przypadkach pominięcie zawiadomienia prowadziłoby do pozbawienia płatnika realnej możliwości dochodzenia zwrotu składek, a przepis art. 24 ust. 6b utraciłby znaczenie.
W konsekwencji - według Sądu Apelacyjnego w Łodzi - dopóki ZUS nie doręczy płatnikowi zawiadomienia o nadpłacie, pięcioletni termin przedawnienia nie rozpoczyna biegu, co otwiera drogę do żądania zwrotu składek, niezależnie od tego, jak odległego okresu dotyczą.
W związku z powyższym w sytuacji, gdy ZUS uznaje umowę o pracę za pozorną, a jednocześnie odmawia zwrotu składek za okresy sprzed pięciu lat, należy żądać od ZUS formalnego stwierdzenia nadpłaty w rozumieniu art. 24 ust. 6a–6b u.s.u.s.
Dopiero od dnia doręczenia zawiadomienia o kwocie nadpłaty może rozpocząć się bieg terminu przedawnienia prawa do jej zwrotu.
W kontekście powołanego stanowiska Sądu Apelacyjnego w Łodzi należy zauważyć, że problem nie tkwi w samych przepisach, lecz w niezgodnej z prawem praktyce organu, który pomija obowiązek zawiadomienia i arbitralnie przyjmuje bieg przedawnienia.
W świetle wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 10 stycznia 2020 r. (III AUa 619/19) należy przyjąć, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma obowiązek formalnego zawiadomienia płatnika o powstałej nadpłacie składek, a pięcioletni termin przedawnienia prawa do żądania ich zwrotu rozpoczyna bieg dopiero od dnia doręczenia tego zawiadomienia. Brak zawiadomienia oznacza, że roszczenie o zwrot nadpłaty nie uległo przedawnieniu, niezależnie od tego, jak odległy jest okres, którego dotyczy.
W konsekwencji, w sytuacjach gdy ZUS uznaje umowę o pracę za pozorną, a jednocześnie odmawia zwrotu składek za okresy sprzed pięciu lat, płatnik powinien żądać wydania przez ZUS decyzji stwierdzającej nadpłatę w trybie art. 24 ust. 6a–6b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, co otwiera drogę do dochodzenia zwrotu całości nadpłaconych składek, także tych sprzed pięciu lat.
Opisany mechanizm nie jest incydentem, ani problemem jednostkowym. Dotyczy on tysięcy właścicieli i współwłaścicieli spółek z o.o., menedżerów i prezesów, którzy przez lata działali zgodnie z utrwaloną praktyką rynkową, odprowadzali składki i prowadzili działalność w dobrej wierze. Dziś to właśnie oni stają przed ryzykiem zakwestionowania tytułu do ubezpieczeń i utraty składek zgromadzonych na przyszłą emeryturę.
W takich sytuacjach nie trzeba zostawać samemu. Nasza kancelaria reprezentuje przedsiębiorców w sporach na każdym etapie – od korespondencji i postępowań wyjaśniających, przez odwołania od decyzji, aż po pełne postępowania przed sądami apelacyjnymi i Sądem Najwyższym, a w razie potrzeby także przed trybunałami międzynarodowymi.
Jeżeli chcesz omówić swoją sytuację lub ocenić ryzyko – zapraszamy do kontaktu. Pomagamy chronić tych, którzy prowadzą i rozwijają polski biznes.
Orzecznictwo:
Wyrok Sądu Najwyższego z 7 kwietnia 2010 r., sygn. II UK 177/09, OSP 2012/1/8.
Wyrok Sądu Najwyższego z 13 marca 2018 r., sygn. I UK 27/17, LEX nr 2508640.
Wyrok Sądu Najwyższego z 20 października 2020 r., sygn. III UK 190/19, OSNP 2021/10/117.
Wyrok Sądu Najwyższego z 28 lutego 2001 r., sygn. II UKN 244/00, LEX nr 55418.
Postanowienie Sądu Najwyższego z 26 sierpnia 2021 r., sygn. III USK 226/21, LEX nr 3400464.
Radca prawny, Rzecznik ds. europejskich znaków towarowych
